Η επανένωση οικογενειών μέσου μεγέθους σας: μια λίστα ελέγχου προγραμματισμού καλύτερα σπίτια και κήποι

Μια οικογενειακή επανένωση είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συγκεντρώσετε την οικογένειά σας ακόμα και καθώς μεγαλώνει και αλλάζει. Είναι μια ευκαιρία να γιορτάσουμε την ιστορία της οικογένειάς σας, τα πρόσφατα επιτεύγματά της και τις νέες προσθήκες. Είτε πρόκειται για ένα πικ-νικ στο πάρκο, για μια μπάρμπεκιου στην παραλία, για ένα πάρκο κρατικού πάρκου, είτε για μια συγκέντρωση στο σπίτι κάποιου, μια σωστά προγραμματισμένη επανένωση θα προσελκύσει ακόμα και τα πιο στερημένα μέλη της οικογένειας για ένα απογευματινό διασκέδαση στον ήλιο.

Αν σχεδιάζετε μια οικογενειακή επανένωση για περίπου 100 άτομα, θα θελήσετε να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό σας περίπου έξι μήνες εκ των προτέρων, ώστε να μπορείτε να περιστρέψετε ενδιαφέρον και να αναθέσετε ορισμένους βουλευτές για να σας βοηθήσουν να το απομακρύνετε. Ακολουθεί μια λίστα ελέγχου που θα σας βοηθήσει να ξεκινήσετε την οικογένειά σας!

6 μήνες πριν

Προτού να αρχίσετε σοβαρά ο προγραμματισμός, πρέπει να καθορίσετε ποιος θέλει να συμμετάσχει σε μια επανένωση. Στείλτε μια οικογενειακή δημοσκόπηση μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μετρήσετε ενδιαφέρον, να μάθετε πόσα άτομα θα παρακολουθήσουν και να μάθετε ποιες ημερομηνίες και τοποθεσίες θα λειτουργούσαν καλύτερα. Θα πρέπει επίσης να ρωτήσετε για τον προϋπολογισμό, ώστε να γνωρίζετε πόσα χρήματα είναι διατεθειμένα να ξοδέψουν οι άνθρωποι στην εκδήλωση. Προσπαθήστε να δώσετε εύρος τιμών ανά άτομο, ώστε να είναι εύκολο για τους ανθρώπους να καταλάβουν. Χρησιμοποιήστε ένα ηλεκτρονικό εργαλείο όπως το Survey Hero για να σχεδιάσετε μια απλή ψηφοφορία δωρεάν και να μοιραστείτε το σύνδεσμο με τα μέλη της οικογένειας. Η δημιουργία της δημοσκόπησης στο διαδίκτυο θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τις απαντήσεις που σας έρχονται.

Τώρα είναι επίσης καιρός να αποφασίσετε αν η επανένωση θα συμβεί στο σπίτι ενός μέλους της οικογένειας ή σε διαφορετική τοποθεσία. Οι συγκεντρώσεις που διεξάγονται στα σπίτια συχνά φιλοξενούνται από τον οικογενειακό καθολικό ή πατριάρχη, ειδικά όταν το σπίτι της γιαγιάς έχει διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στην οικογενειακή ιστορία. Τα καυτά Χριστουγεννιάτικα πάρτι, οι περιστασιακές μπάρμπεκιου της Ημέρας Εργασίας και ακόμη και τα πάρτι αποφοίτων μπορούν να είναι θαυμάσιες ευκαιρίες για να συγκεντρωθούν μακρινοί συγγενείς και μακρόχρονα χαμένα μέλη της οικογένειας κάτω από μια στέγη. Αν ο χώρος σας είναι κάπως περιορισμένος, μπορείτε να σκεφτείτε να κάνετε μια οικογενειακή επανένωση "ανοιχτό σπίτι", όπου οι άνθρωποι θα μπορούσαν να έρχονται και να πάνε όλη την ημέρα. Είτε φιλοξενείτε την επανένωση, είτε είναι η γιαγιά, βεβαιωθείτε ότι έχετε βοήθεια. Συλλέξτε μερικές αξιόπιστες θείες για να μαγειρέψουν και μερικοί ενθουσιώδεις ξάδελφοι για να οργανώσουν δραστηριότητες. Ή, εάν ο προϋπολογισμός σας επιτρέπει, μισθώστε ένα catering για να συμπληρώσετε τα σπιτικά γεύματα σας και να κρατήσετε το ποτό που ρέει.

Έχοντας μια οικογενειακή επανένωση σε μια τοποθεσία διαφορετική από την κατοικία ενός μέλους της οικογένειας σημαίνει ότι καμία οικογένεια δεν είναι υπεύθυνη για όλες τις ρυθμίσεις. Τα καθήκοντα μπορούν να διανεμηθούν σε εκτεταμένες ομάδες οικογενειών, διευκολύνοντας μερικές από τις επιβαρύνσεις σχεδιασμού. Μπορεί επίσης να σας επιτρέψει να φιλοξενήσει περισσότερους ανθρώπους από ό, τι το σπίτι ενός ατόμου μπορεί. Και, για ταξίδια με μέλη της οικογένειας, μια τοποθεσία με άλλες δραστηριότητες αναψυχής μπορεί να τους επιτρέψει να μετατρέψουν την επανένωση σε πλήρεις οικογενειακές διακοπές, αξιοποιώντας στο έπακρο τα ταξιδιωτικά δολάρια που ξοδεύονται.

5 μήνες πριν

Ζητήστε βοήθεια και πάρτε μαζί την επιτροπή σχεδιασμού της επανένταξής σας. Θα πρέπει να βρείτε αξιόλογους και ενθουσιώδεις συγγενείς που θα μπορούσαν να αναλάβουν:

• Εύρεση τοποθεσίας για το συμβάν. Αν δεν έχετε την επανένωση στο σπίτι ενός μέλους της οικογένειας, θα πρέπει να αρχίσετε να ψάχνετε μια τοποθεσία. Ο βοηθός σας θα χρειαστεί να πραγματοποιήσει ερευνητικούς χώρους που να καλύπτουν ποικίλα ενδιαφέροντα, ηλικιακά επίπεδα, φυσικές ικανότητες και οικονομικούς πόρους. Τα πάρκα της θάλασσας ή της λίμνης είναι ιδανικά. υπάρχουν πράγματα που πρέπει να κάνετε τόσο για το νερό όσο και για τις δραστηριότητες της γης για να κρατήσετε τα παιδιά απασχολημένα και να χαλαρώσετε στην παραλία για ενήλικες. Πολλές περιοχές διακοπών και κρατικά πάρκα έχουν έναν "διαχειριστή προορισμού" ο οποίος μπορεί να σας βοηθήσει με τις λεπτομέρειες της επανένταξής σας. Ελέγξτε τις συστάσεις μας για 10 υπέροχα μέρη για μια οικογενειακή συνάντηση για να ξεκινήσετε μερικές ιδέες.
• Κατανοώντας τα τρόφιμα για το γεγονός. Εάν σχεδιάζετε ένα καράβι, κάποιος θα πρέπει να καθορίσει το μενού, αναθέτοντας πιάτα και άλλα είδη διατροφής σε κάθε οικογένεια. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να φροντίσει για πρόσθετες εγκαταστάσεις μαγειρέματος και / ή ψησίματος στη θέση. Ή αν δεν σχεδιάζετε να χειριστείτε μόνοι σας το φαγητό, ο βοηθός σας θα χρειαστεί να βρει έναν προμηθευτή.
• Διακοσμήσεις, προσκλήσεις και σημάδια. Η τοποθέτηση ενός ατόμου υπεύθυνου για τα έντυπα θα συμβάλει στην εξασφάλιση ενός συνεπούς θέματος για το γεγονός.
• Δραστηριότητες και διασκέδαση Ένας αθλητικός συγγενής μπορεί να αναλάβει το δίχτυ βόλεϊ, να σχεδιάσει παιχνίδια για παιδιά και να φροντίσει να καλύπτεται η μουσική. Το κροκέ, το μπάντμιντον και το βόλεϊ είναι όλες οι μεγάλες ομαδικές δραστηριότητες για το εξωτερικό. Ή ζητήστε από έναν ξάδελφο να δημιουργήσει μια αίθουσα παιχνιδιών για παιδιά και σχεδιάστε να αποθεμάτων με επιτραπέζια παιχνίδια και άλλες δραστηριότητες για να κρατήσετε τα παιδιά απασχολημένα.
• Οικογενειακό ιστορικό. Συνδυάζοντας ένα οικογενειακό δέντρο είναι ένας πολύ καλός τρόπος να ενσωματώσετε την κληρονομιά σας στην εκδήλωση. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια μικρή οικογενειακή εφημερίδα για να αναδείξετε πρόσφατα οικογενειακά γεγονότα, ειδικά γεγονότα και ιστορία.
• Φωτογραφία και / ή βίντεο. Θα θελήσετε να καταγράψετε αυτό το γεγονός για τους επόμενους. Εξετάστε το ενδεχόμενο δημιουργίας μιας ηλεκτρονικής φωτογραφικής συλλογής όπου όλοι μπορούν να μοιράζονται τις φωτογραφίες τους μετά την εκδήλωση ή να δημιουργούν έναν λογαριασμό με μια online υπηρεσία φωτογραφικών βιβλίων, όπου μπορείτε να δημιουργήσετε αναμνηστικά φωτογραφιών για τους συμμετέχοντες.
• Καθάρισε. Ζητήστε αρκετούς ανθρώπους για αυτό το τεράστιο έργο!

Εξετάστε το ενδεχόμενο να διαχειριστείτε τους εθελοντές σας με ένα εργαλείο όπως το Signup Genius, το οποίο σας επιτρέπει να προσεγγίζετε εθελοντές και να στέλνετε μηνύματα ομάδας και υπενθυμίσεις εργασιών χωρίς να γεμίζετε τα εισερχόμενά σας.

Θα πρέπει επίσης να έχετε συνομιλίες με την ομάδα σχεδιασμού σχετικά με τον προϋπολογισμό. Με βάση τα σχόλια που πήρατε από την αρχική σας έρευνα, καθορίστε τον προϋπολογισμό εργασίας σας, ώστε να μπορείτε να κρατήσετε το κόστος υπό έλεγχο.

4 μήνες πριν

Ας ελπίσουμε ότι η επιτροπή σας έχει κάνει την εργασία τους! Τέσσερις μήνες πριν από την επανένωση της οικογένειάς σας, σχεδιάστε να ολοκληρώσετε τις παρακάτω εργασίες:

• Ολοκλήρωση της ημερομηνίας και της θέσης. Ανακαλύψτε ποιες παροχές θα είναι διαθέσιμες: πόσιμο νερό, πισίνα, εγκαταστάσεις ψησταριάς, αποδυτήρια, εσωτερικός χώρος (σε περίπτωση βροχής), τραπέζια πικνίκ κ.ο.κ.
• Συζητήστε θέματα και πιθανό χρονοδιάγραμμα.

Ολοκληρώστε τα σχέδια για τις ευνοϊκές επανασυνδέσεις και τα αναμνηστικά. Είτε πρόκειται για βίντεο, οικογενειακό ιστορικό, είτε για μπλουζάκια, τα μέλη της οικογένειας θα θέλουν κάτι που να θυμάται αυτή τη μεγάλη περίσταση. Δείτε πώς να βάζετε μαζί την ιδανική τσάντα υποδοχής για οικογενειακή επανένωση. Ζητήστε ένα καλλιτεχνικό μέλος της οικογένειας να σχεδιάσει ένα μπλουζάκι, καπέλο, μπλούζα ή άλλο εξατομικευμένο αντικείμενο ένδυσης. Έχετε το μέλος της επιτροπής επιφορτισμένο με οικογενειακό ιστορικό να περιγράψει τι χρειάζεται για μια έκθεση οικογενειακού δέντρου ή βίντεο, ώστε να είστε έτοιμοι να κάνετε αυτό το αίτημα των μελών της οικογένειας.

3 μήνες πριν

Με τις βασικές λεπτομέρειες της εκδήλωσής σας στη θέση σας, ήρθε η ώρα να βγείτε επίσημα η λέξη και να αρχίσετε να κλειδώνετε στις λεπτομέρειες της ημέρας.

• Στείλε προσκλήσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ηλεκτρονική υπηρεσία όπως το Evite για να λάβετε προσκλήσεις ή να τις στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή παραδοσιακής αλληλογραφίας. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να συμπεριλάβετε τα εξής:

Ορισμένες ώρες, τοποθεσίες, χάρτες, οδηγίες κατεύθυνσης, κόστος και χρονοδιάγραμμα εκδηλώσεων.

Μια επιλογή εγγραφής για συγκεκριμένες δραστηριότητες, εάν είναι απαραίτητο.

Αναθέσεις για συγγενείς που έχουν προσφερθεί εθελοντικά να φέρουν τρόφιμα ή άλλα αντικείμενα.

Ένα αίτημα για φωτογραφίες ή / και ιστορίες που θα συμπεριλάβατε στο οικογενειακό ιστορικό ή βίντεο.

Περιλάβετε μια ημερομηνία RSVP, μαζί με μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έναν αριθμό τηλεφώνου ή μια διεύθυνση αλληλογραφίας στην οποία μπορούν να απαντήσουν. Ζητήστε από τα μέλη της οικογένειας να παρέχουν τις πληροφορίες διαμονής ή άφιξής τους, εάν χρειάζεται.

Παρακολουθήστε με τους εθελοντές και καταργήστε τα καθήκοντα ανάλογα με την περίπτωση.

Προγραμματίστε εκδηλώσεις και δραστηριότητες. Ασφαλίστε επαγγελματίες ή τοποθεσίες για τις δραστηριότητές σας, αν χρειαστεί. Για παράδειγμα, να κάνετε κράτηση σε ένα πεδίο softball ή να προσλάβετε ξεναγούς ή εκπαιδευτές γιόγκα. Εάν η επανένωση θα είναι στο σπίτι κάποιου, ζητήστε από τους συγγενείς ή το τοπικό κέντρο της κοινότητας σας εάν μπορείτε να δανειστείτε οποιοδήποτε εξωτερικό αθλητικό εξοπλισμό ή παιχνίδια για την αίθουσα παιχνιδιών. Σκεφτείτε να έχετε τηλεόραση και συσκευή αναπαραγωγής DVD ή DVD στο δωμάτιο παιχνιδιών, μαζί με βίντεο κατάλληλα για την ηλικία για να κρατάτε τα παιδιά ψυχαγωγικά όταν ο καθένας χρειάζεται λίγο χρόνο.

Αγοράστε τα στοιχεία που θα χρειαστείτε για οποιαδήποτε δραστηριότητα χειροτεχνίας.

Προγραμματίστε και σχεδιάστε τα γεύματα.

• Δημιουργήστε μια λίστα με όλα τα γεύματα που θα τρώτε ή το φαγητό που θα χρειαστείτε.
• Εκχωρήστε ένα στοιχείο τροφής σε κάθε συγγενή. Να είστε βέβαιος να επωφεληθούν από τις σπεσιαλιτέ μαγειρικής τους, όπως η πατάτα σαλάτα της Aunt May, ή η βατόμουρο πίτα του Cousin Lynn.
• Ένας περιστασιακός μπουφές είναι ίσως η καλύτερη προσέγγιση για μια επανένωση στο σπίτι, απλά επειδή επιτρέπει στους ανθρώπους να τρώνε σε βάρδιες. Αυτό είναι επίσης ιδανικό εάν οι θέσεις είναι περιορισμένες.
• Αν σκοπεύετε να νοικιάσετε ένα catering, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για να τα εξασφαλίσετε. Ορισμένοι προμηθευτές θα διαχειριστούν απλά την κουζίνα, θα εξασφαλίσουν την αναπλήρωση του μπουφέ και θα κρατήσουν το ποτό να ρέει, ώστε να μπορείτε να απολαύσετε το πάρτι.
• Επικοινωνήστε με τα εστιατόρια για να δείτε αν θα φιλοξενήσουν μεγάλες ομάδες και θα κάνουν κρατήσεις, αν χρειαστεί.

2 μήνες πριν

Τα πράγματα αρχίζουν να έρχονται μαζί και η διασκέδαση είναι κοντά! Μείνετε στην κορυφή αυτών των οργανωτικών καθηκόντων και θα είστε σε καλή κατάσταση.

• Παρακολουθήστε τις λεπτομέρειες των συμμετεχόντων. Ξεκινήστε μια λίστα με εκείνους που έχουν επιβεβαιώσει την παρουσία τους, όπου θα διαμένουν και πότε θα φτάσουν. Αν χρησιμοποιούσατε ένα ηλεκτρονικό σύστημα όπως το Evite για να στείλετε τις προσκλήσεις σας, θα παρακολουθεί το RSVP. Αλλά κρατήστε ένα φύλλο Google ή έγγραφο doc με όλες τις άλλες πληροφορίες, καθώς απαντώνται οι απαντήσεις.
• Κρατήστε εξοπλισμό ενοικίασης όπως βάθρο, μικρόφωνο, τραπέζια ή καρέκλες.
• Επιβεβαιώστε τις κρατήσεις εστιατορίων και δώστε την τελευταία εκτίμηση των επισκεπτών σας.
• Κάντε τελικές αγορές.

Είδη προμήθειας

Διακοσμήσεις

Ευνοεί, εξατομικευμένες μπλουζάκια, φωτογραφικές μηχανές μίας χρήσης ή άλλα αντικείμενα που σκοπεύετε να δώσετε στην επανένωση.

Παραγγείλετε αντίγραφα οικογενειακού ιστορικού ή βίντεο.

1 μήνα πριν

Με 30 μέρες πριν την επανένωση, οι πρώτες εργασίες στη μηνιαία λίστα των εργασιών σας επιβεβαιώνουν απλά τις λεπτομέρειες των σχεδίων που έχετε ήδη στη διάθεσή σας.

• Επιβεβαιώστε με συγγενείς που φέρνουν φαγητό ή άλλες προμήθειες.
• Επιβεβαιώστε τους τόπους συνάντησης.
• Επιβεβαιώστε τις δραστηριότητες.
• Επιβεβαιώστε τα καταλύματα για ύπνο.

2 εβδομάδες πριν

Τώρα είναι η ώρα να κάνετε check in με τους εθελοντές στους οποίους έχουν ανατεθεί συγκεκριμένες εργασίες για να επιβεβαιώσετε τους χρόνους και τον τελικό αριθμό των επισκεπτών.

• Γεύματα

Επικοινωνήστε με εστιατόρια με έναν τελικό αριθμό επισκεπτών αν χρειαστεί.

Παραγγείλετε πιατέλες με κρύα κομμάτια, κέικ ή άλλα είδη από το τοπικό μαγαζί ή το αρτοποιό σας.

Επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο εστίασης με τον τελικό αριθμό των επισκεπτών αν χρειαστεί.

Προμηθευτές

• Επιβεβαιώστε τα στοιχεία με τον φωτογράφο / βιντεογράφο σας
• Επιβεβαιώστε τα στοιχεία με οποιονδήποτε άλλο παροχέα υπηρεσιών, όπως ηγέτες δραστηριότητας ή ξεναγούς

Διακοσμήσεις & σήμανση

• Αγοράστε διακοσμήσεις και προμήθειες τελευταίας στιγμής.
• Δημιουργήστε πινακίδες και πανό.

Καθάρισε

• Επιβεβαιώστε τους εθελοντές
• Κάνετε ρυθμίσεις για να δώσετε τα εναπομείναντα τρόφιμα σε ένα τοπικό καταφύγιο ή στο κελάρι τροφίμων

2 μέρες πριν

• Ελέγξτε τις λεπτομέρειες της επανένταξης με τις επιτροπές.
• Πάρτε οποιοδήποτε εξοπλισμό ενοικίασης, όπως καρέκλες, τραπέζια κ.λπ.
• Προετοιμάστε τις τελικές πληρωμές και τις συμβουλές για τους επαγγελματίες και να σας βοηθήσουν να προσλάβετε, όπως τον υπεύθυνο εστίασης και το προσωπικό αναμονής. Βάλτε τα μαζί σε χωριστούς φακέλους, ώστε να μπορείτε να τα εκτυπώσετε γρήγορα ανάλογα με τις ανάγκες σας καθ 'όλη τη διάρκεια του γεγονότος. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να στείλετε επιπλέον συμβουλές αργότερα εάν η απόδοσή τους ήταν εξαιρετική. Διαφορετικά, μια συμβουλή 10 έως 15 τοις εκατό είναι συνήθης εάν δεν περιλαμβάνεται στη χρέωση τους.

Την ημέρα πριν

• Ρυθμίστε και διακοσμήστε.
• Πήγαινε να κοιμηθείς λίγο!

Μετά την επανένωση

Μετά το συμβάν, θα έχετε μερικές ακόμα λεπτομέρειες για να φροντίσετε. Μέσα σε 2 εβδομάδες από την εκδήλωση, θα χρειαστεί να:

• Γράψτε σημειώσεις ευχαριστιών σε ειδικούς παρευρισκόμενους, συγγενείς που δώρισαν χρόνο και χρήμα, καθώς και σε όσους άλλους συνέβαλαν στην επιτυχία της εκδήλωσής σας.
• Μεταφορτώστε φωτογραφίες σε μια ηλεκτρονική υπηρεσία φωτογραφιών. Εάν έχετε τραβήξει μόνοι σας φωτογραφίες, μεταφορτώστε τις εικόνες σας σε μια τοποθεσία όπως το Shutterfly ή το Snapfish. Σε μερικές εβδομάδες, μπορείτε να μοιραστείτε το σύνδεσμο με τους συμμετέχοντες και να τους ζητήσετε επίσης να προσθέσουν τις φωτογραφίες τους στο άλμπουμ που έχετε δημιουργήσει, ώστε άλλα μέλη της οικογένειας να μπορούν να αγοράζουν αντίγραφα των φωτογραφιών σας. Η στέγαση όλων των φωτογραφιών σε ένα μέρος θα σας επιτρέψει επίσης να δημιουργήσετε ένα φωτογραφικό βιβλίο που μπορούν να παραγγείλουν άλλοι, καθώς και ένα σημείωμα της εκδήλωσης.

Δωρεάστε ή διανείμετε παραχωρημένες ευχές, διακοσμήσεις, φυλλάδια οικογενειακού ιστορικού και ούτω καθεξής.

Εντός 4 εβδομάδων από την εκδήλωση, φροντίστε τα εξής:

• Παρακολουθήστε τους βιντεολόγους και τους φωτογράφους για να μάθετε πότε τα υλικά θα είναι έτοιμα για διανομή.
• Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μαζική αποστολή σε όλους όσους παρακολουθήσατε, συνοψίζοντας τις εορταστικές εκδηλώσεις, ευχαριστώντας τους για τη συμμετοχή τους και τους λέγοντας από όπου μπορούν να αγοράσουν φωτογραφίες, βίντεο ή άλλα στοιχεία παρακολούθησης από την εκδήλωσή σας.